BAB I
PENDAHULUAN
a.
Latar Belakang
Idealnya untuk mendukung profesi sekretaris sangat
tidak mudah, karena banyak orang yang memandang profesi sekretaris dengan
sebelah mata dan menjadi bahan gunjingan di dalam maupun di luar lingkungan
tempat kerja. Hal ini akan berpengaruh dari gambaran seorang sekretaris yang
identik dengan perempuan cantik, rok mini dan adanya pemikiran menjalin
hubungan spesial dengan pimpinannya.
Sekretaris tidak hanya perempuan saja, tetapi saat
ini sudah banyak pria yang menjadi seorang sekretaris dan membuktikan menjadi sekretaris tidaklah
mudah. Bahkan seiring berkembangnya sektor usaha diberbagai bidang, sebuah
perusahaan pasti menuntut adanya sekretaris yang memilik keprofesionalan yang
matang dalam bekerja, sehingga diharapkan dapat menyelesaikan tugas-tugasnya
dengan baik.
Sekretaris harus bisa mengerjakan semua tugasnya,
entah itu tugas rutin tugas khusus, tugas yang bersifat kreatif dan tugas untuk
melakukan hubungan dan kerjasama. Sekretaris dalam menjalankan tugasnya harus
mengikuti kode etik sekretaris yang sudah dibentuk oleh setiap kantor atau perusahaan.
Misalnya dalam kegiatan telepon, sekretaris yang menggunakan kode etiknya akan
berusaha menampilkan sikap yang menyenangkan dan tidak terburu-buru dalam
berbicara di telepon.
Setiap menerima tamu sekretaris harus bisa
menghormati tamu yang datang kemudian menanyakan dan mencatat nama perusahaan
serta tujuan kedatangannya dan juga harus pandai berbicara agar tamu yang
datang tidak tersinggung perasaannya.
Sekretaris harus bisa membina hubungan dengan semua
pegawai di kantornya, ketika bertemu dengan klien, mengahidir rapat. Biasanya
tidak menjadi perhatian seroang sekretaris karena kesibukan kerjanya yang
sedang berlangsung, sehingga sekretaris kurang menerapkan etikanya di tempat
kerja. Kode etik ini dibuat agar dapat mengatur sekretaris dalam menjalankan
profesi serta memiliki standar moral dalam pribadi seorang sekretaris.
Meskipun banyak kelebihannya, namun seperti yang
kita lihat saat ini masih banyak terjadi pelanggaran-pelanggaran atau
penyalahgunaan profesi. Sekretaris memang sudah menjadi tangan kanan pimpinan,
bahkan bisa menggantikan pimpinan di tempat kerja ketika pimpinannya sedang
tidak berada di tempat kerja atau tugas di luar kota, tapi dalam kesempatan itu
sekretaris malah menjadi semenah-menah dalam melakukan tugasnya terhadap staff
bawahannya. Sekretaris memang memiliki tanggung jawab yang besar. Dimana ia
harus mengatur jadwal pimpinan, korespondensi, menerima tamu dan lain-lain. Ketika
itu sudah menjadi kewajiban seorang sekretaris dan mungkin merasa letih, tapi
itu kita kerjakan dengan profesional. Seperti menerima telefon dalam keadaan
letih, sekretaris tidak menggunakan etikanya dalam menerima telefon, ketika
client menanyakan pimpinannya sedang berada di tempat kerja atau tidak.
Sekretaris sudah menjawabnya namun client kurang begitu mendengar suara
sekretaris karena merasa letih.
Kemudian ketika ketika seorang sekretaris hendak
menerima tamu atau client pimpinan tapi ia sedang terburu-buru karena mendapat
telefon bahwa anaknya sakit. Apa boleh buat ia harus minta izin pimpinan untuk
menemui anaknya tapi sebelumnya ia harus menemui tamu terlebih dahulu. Mungkun
keadaan terburu-buru, tamu belum pada inti pembicaraan, sekretaris sudah
menutup pembicaraan dengna tamu pada saat itu. Alhasil tamu pimpinan menjadi
marah.
Kemudian ketika seorang sekretaris menghadiri rapat,
ia mendapati sedang menggunakan telfonnya. Mungkin banyaknya relasi pimpinan
dengan sekretarisnya ia harus menjawab satu per satu pesan dari client
pimpinan. Memang boleh seorang sekretaris menjawab pesan dari clien
pimpinannya, tapi sekretaris juga harus memperhatikan kode etik yang sudah
dibuat oleh perusahaan atau Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI).
Maka dari itu penulis akan membahas bagaimana
menjadi seorang sekretaris yang baik dalam menjalankan profesinya agar sosok
sekretaris tidak lagi dipandang sebelah mata oleh pihak dalam maupun luar
lingkungan tempat kerja.
b.
Identifikasi Masalah
1.
Masih ada seorang
sekretaris saat menggunakan telfon kurang baik
2.
Masih ada
seorang sekretaris saat menerima tamu kurang baik
3.
Masih ada
seorang sekretaris saat mengahadiri rapat kurang baik
4.
Masih ada
seorang sekretaris kurang menjaga hubungan dengan karyawan lain di tempat kerja
dengan baik
c.
Pembatasan Masalah
Penulisan makalah akan dibatasi upaya masalah
tentang “Kurangnya Seorang Sekretaris Menjaga Hubungan di Tempat Kerja dengan
Baik” yang belum dipahami oleh seorang sekretaris.
d.
Perumusan Masalah
Berdasarkan masalah di atas, maka masalah dalam
makalah ini dirumuskan sebagai berikut :
1.
Mengapa seorang
sekretaris kurang menjaga hubungan dengan baik di tempat kerja?
2.
Apa yang harus
dilakukan seorang sekretaris agar dapat menjaga hubungan dengan baik di tempat
kerja?
e.
Tujuan Penulisan
1.
Untuk mengetahui
secara jelas dampak negatif tentang seorang sekretaris kurang menjaga hubungan
dengan baik di tempat kerja
2.
Untuk menjadikan
seorang Sekretaris memiliki kepribadian baik dengan cara menjaga hubungan di
tempat kerja dengan baik
f.
Manfaat Penulisan
Penulisan Makalah ini diharapkan dapat memberikan
sesuatu yang baik bagi pihak pembaca terutama calon-calon sekretaris agar
menjadi seorang sekretaris yang memiliki atau selalu memperhatikan etika di
tempat kerja. Karena bagaimanapun profesionalisme kita di tempat kerja ketika
tidak dibarengi dengan etika akan menimbulkan kesan negatif terhadap profesi
sekretaris.
BAB II
TEORI DAN
PEMBAHASAN
a.
Teori
Etika sering disamakan dengan istilah Etiket atau
moral. Secara etimologi, istilah etika dalam bahasa Yunani “ethicos” atau berasal dari kata Latin “ethicus” yang berarti kebiasaan. Orang juga sering menggunakan
istilah etika dengan filsafat moral atau filsafat kesusilaan. Sebagai disiplin
ilmu, etika merupakan cabang filsafat yang mempelajari pandangan-pandangan dan
persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesusilaan. Dari pengertian
tersebut maka etika merupakan penyelidikan filosofi yang terkait dengan
persoalan moral.
Manfaat seorang sekretaris mempelajari etika agar
orang tahu norma-norma, tata nilai atau tata susila yang berlaku di dalam
masyaraka. Etika mencegah kekeliruan dan berusaha mendapat kebenaran. Sedangkan
arti dari skretaris itu sendiri adalah pembantu pimpinan untuk menerima dekte,
mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan
pimpinannya tentang kewajiban resmi, janji-janji serta tugas dalam rangka
meningkatkan efektivitas kerja pimpinan. Definisi lain, bahwa sekretaris tidak
saja menyangkut pekerjaan rahasia, melainkan meliputi bidang kesekretariatan
atau pekerjaan kantor.
Sekretaris memiliki empat tugas kelompok yaitu tugas
rutin: yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau
pengawasan khusus. Misalnya tugas pengurusan surat, meneriman tamu, tata
kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan dan menerima telepon. Kedua, tugas
khusus: yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan
menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman sekretaris
untuk menyelesaikannya. Misalnya membuat perjanjian, mengirim faximile.
Ketiga, tugas yang bersifat kreatif: yakni tugas
yang berasal dari inisiatif sekretaris itu sendiri. Biasanya hal-hal yang
dilakukan sekretaris adalah pekerjaan yang mendukung/menunjang kerja pimpinan
dalam menyelesaikan tugas. Dalam bekerja seringkali pimpinan menuntut seorang
sekretatis dapat menangani semua pekerjaan secara sempurna, untuk itu pada
umumnya akan mengharapkan sekretaris mempunyai karakeristik yaitu keterampilan
dan sifat.
Skill kita dalam human relation, sikap pribadi kita
dalam mempertimbangkan sesuatu atau tindak tanduk, akan tercemin dalam hal-hal
yang kelihatannya sepele dari apa yang kita kerjakan dan katakan. Maka dari itu
sekretaris juga harus memiliki etika dalam kantor yaitu :
1.
Perkenalan
Perkenalkan diri kita pada rekan baru dengan senyum
bersahabat sikap ramah. Apabila ketika kita ingin memperkenalkan orang,
bertindaklah dengan cepat dan efesien, sehingga membuat orang lain merasa
senang.
2.
Ucapkan Salam
Salam “Selamat Pagi” yang cerah dan gembira adalah
salah satu sifat keramah tamahan kita. Teman sekerja, pelanggan dan tamu senang
memperoleh penentraman diri sebelum terjun kebidang pekerjaan masing-masing.
Beberapa menit yang dibuang untuk sekedar berpamitan dengan perasaan gembira
adalah sebagai public relation yang lebih baik daripada tergopoh-gopoh pergi
tanpa pamit.
3.
Urusan-urusan
Pribadi
Orang yang bijaksana tentu tidak akan membosankan
atau mengganggu orang lain dengan cerita-cerita tentang masalah pribadinya atau
menyombongkan diri dengan prestasi yang telah dicapainya. Tetapi persahabatan
disuatu kantor akan membantu suasana dan kondisi kerja yang harmonis. Menurut
peraturan yang berlaku, bahwa business dan kesenangan tidak bisa dicampur
adukan. Namun kehindaran diri dari hubungan yang begitu erat sehingga nantinya
dapat mengganggu pekerjaan dan menghalangi kesempatan promosi kita.
4.
Loyalitas
Sebagai pegawai yang loyal sudah tentu kita tidak
akan mencari keuntungan pribadi dengan biaya kelompok. Kita akan menghindarkan
diri dari perdebatan-perdebatan yang tidak berarti selama bekerja. Kita juga
harus ingat bahwa yang membuat gosip tidak akan mempunyai kawan. Jangan
menceritakan yang tidak-tidak tentang rekan-rekan sekerja kita. Jangan suka
mengkritik pekerjaan mereka. Hormatilah hak mereka untuk menikmati kehidupan
pribadi mereka sendiri.
5.
Pandai Menyimpan
Rahasia
Loyalitas kita yang pertama adalah untuk pimpinan
dan perusahaan. Berusahalah dapat untuk menyimpan atau memegang teguh rahasia
yang tidak boleh diketahui umum.
6.
Ikut Memikirkan
Orang Lain
Ucapkan “Silakan” dan “Terima kasih”, kartu ulang
tahun yang tak disangka-sangka, ucapan-ucapan selamat ulang tahun, dan
pesan-pesan penuh simpati adalah beberapa contoh dari sekian banyak ucapan yang
mengundang simpati orang lain. Bila kita menganggap diri kita sebagai orang
yang bijaksana maka bukannya kata-kata “untuk-untuk” saja yang perlu kita
sampaikan, tetapi berupa tindakan atau bantuan yang diberikan kepada orang
lain.
7.
Sukses Begaul
dengan Rekan Sekantor
Jelas bukan suatu usaha atau pekerjaan yang mudah
untuk memperoleh simpati dan respek dari rekan kerja. Kita harus menerapkan
semua anjuran-anjuran yang dikemukakan sendiri, ditambah lagi dengan banyak hal
yang akan kita jumpai melalui pengalaman. Ingat bahwa permulaan yang baik
adalah sebagai anak tangga pertama yang kita injak untuk dapat menginjak anak
tangga selanjutnya. Sampai sejauh mana kita berhasil, akan banyak ditentukan
oleh sampai mana perkembangan skill kita dalam human relation.
Setelah kita menerapkan etika kita dalam kantor,
kita juga harus memperhatikan hal-hal yang harus kita hindari agar tidak
menimbulkan masalaha pada diri kita yaitu:
1.
Membentuk klik
(kumpulan atau golongan) yang secara sadar membelakangi rekan-rekan baru.
Artinya segolongan yang membela kepentingan mereka sendiri.
2.
Tidak masuk
kantor dengan alasan “sakit” padahal hanya ingin bermalas-malasan saja di
rumah.
3.
Sering memakai telefon atau fasilitas kantor
untuk urusan pribadi.
4.
Pulang sebelum
waktunya, karena kebetulan saat itu pimpinan tidak sedang berada di kantor.
5.
Tempat kerja
selalu dimanfaatkan untuk mengobrol.
6.
Bersikap menjilat
pimpinan dan mendepak bawahan.
7.
Selalu
menunda-nunda pekerjaan yang seharusnya segera dapat diselesaikan.
8.
Boros dalam
memakai alat- alat kantor.
9.
Segan merawat
mesin atau alat kantor yang dipercayakan kepada kita.
10. Melakukan hal-hal yang tidak termasuk tugas kantor,
seperti mengisi teka teki silang, menulis surat pribadi, bertamu kebagian lain
tanpa suatu urusan.
Menerima tamu juga merupakan tugas utama seorang
sekretaris. Dalam menerima tamu seorang sekretaris harus selalu bersikap ramah
dan bersahabat, bijaksana, sopan dan menunjukkan sikap bersedia membantu.
Usahakan seorang sekretaris selalu memiliki data yang up to date mengenai
urusan pimpinan dengan kontak dari pihak luar. Kalau kunjungan seorang tamu
bertalian dengan salah satu urusan ini, seorang sekretaris dapat menangani
masalahnya dengan baik dan tepat.
Walaupun demikian, seorang sekretaris juga harus
tahu sampai sejauh mana sekretaris boleh menggunakan prakarsa sekretaris
sendiri. Bertindak melaampaui wewenang juga salah, sama halnya kalau sekretaris
tidak dapat mengatasi persoalan yang menjadi wewenang sekretaris. Seni
pembicaraan bukan mengetahui apa yang harus dilakukan, melainkan mengetahui apa
yang tidak boleh dikatakan.
Tamu yang datang dapat dikelompokkan menjadi dua
kategori, mereka yang datang atas dasar perjanjian, dan mereka yang datang
tanpa perjanjian lebih dulu. Sekretaris yang baik tetap bersikap sopan kepada
tamu dari kedua kelompok inii dan jangan sekali-kali bertindak terlalu formil.
Hubungan sekretaris dengan pimpinan harus merupakan team yang ikatannya kuat,
sehingga sekretaris tahu benar penting tidaknya setiap kontak. Sekretaris
seketika harus tahu mana tamu yang perlu mendapat perhatian seksama dan mana
kunjungan yang harus diakhiri.
Kalau kita kebetulan sedang menelepon waktu seorang
tamu datang, tunjukkan bahwa kita sudah mengetahui kedatangannya dengan
anggukan sambil tersenyum. Kemudian selesaikan pembicaraan telepon kita secepat
mungkin. Perhatian adalah faktor yang
sangat penting. Sekretaris harus bisa memperhatikan perasaan orang lain.
Bila pimpinan mengundang rapat, baik rapat dengan
orang luar mamupun sesama rekan sekerja, mungkin sekretarislah yang
bertanggungjawab mengatur pertemuan tersebut. Demikian pula sekretaris
harus mencatat semua pembicaraan selama
pertemuan berlangsung. Usahakan agar hari pertemuan diterima oleh semua pihak
yang akan mengikuti. Beritahukan kepada semua undangan secara tertulis tentang
waktu, hari dan tempat pertemuan. Dalam surat undangan juga perlu disebutkan
tujuan rapat. Bila rapat ini sifatnya Rapat Direksi, Rapat Tahunan, Rapat
Pemegang Saham dan sebagainya, telitilah hal-hal yang harus diperhatikan yaitu:
1.
Apakah ketentuan
atau peraturan tersendiri tentang bagaimana cara membuat pemberitahuan. Berapa
lama jangka waktu pemberitahuan harus sudah disampaikan. Untuk Rapat Umum
Tahunan biasanya pemberitahuan harus sudah disampaikan 21 hari sebelumnya, dan
untuk pertemuan lainnya 7 sampai 14 hari sebelumnya. Pemberitahuan rapat resmi
harus dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
2.
Semua peserta
rapat harus duduk dikursi masing-masing sebagaimana mestinya.
3.
Peserta yang
hadir harus memenuhi jumlah minimum yang ditentukan sesuai dengan peraturan,
agar rapat sah.
4.
Prosedur harus
direncanakan sesuai rupa sehingga dengan peraturan atau anggaran dasar
perusahaan.
b.
Pembahasan
Berdasarkan teori yang sudah dijelaskan di atas,
seorang sekretaris harus bisa menerapkan etika di tempat kerja. Dengan kurang
menerapkan etika di tempat kerja, sehingga sekretaris kurang menjaga hubungan
dengan baik di tempat kerja. Kurangnya menjaga hubungan dengan baik di tempat
kerja disebabkan karena banyak dari seorang sekretaris melalaikan etika nya.
Sehingga sekretaris lupa dia harus bersikap bagaimana ketika bekerja.
Sebagai sekretaris, kita harus memiliki kedudukan
yang sangat sensitif. Kita harus bisa menjalin hubungan baik dengan setiap
orang, bukan hanya dengan atasan, melainkan juga dengan rekan sekerja
masyarakat. Dewasa ini dilingkungan niaga selalu diliputi suasana tegang, yang
maikn lama makin meningkat. Agar dapat memperoleh ketenangan dalam bekerja,
seorang sekretaris harus mengetahui batas tanggung jawab yang dimilikinya. Dia
harus selalu menjaga agar hubungan dengan rekan sekerja dan orang lain selalu
berpijak pada landasan yang tepat.
Kebijaksanaan, loyalitas dan rasa humor adalah sikap
yang harus sekretaris kembangkan. Tanpa itu semua, sekretaris tidak bisa
menjadi sekretaris yang baedaya guna. Kalau ini ditambah dengan penggunaan akal
sehat dan kesadaran bahwa kedudukan dengan pimpinan merupakan satu kesatuan
dalam perusahaan, maka ini sudah merupakan landasan yang mantap. Sekretaris
harus selalu berusaha bersikap wajar dan tidak dibuat-buat, sesuai dengan
kepribadian kita sendiri. Berusahalah untuk mlihat setiap situasi dalam rangka
keseleuruhan, dan bertindaklah sesuai dengan kerangka ini.
Tidak bisa disangsikan lagi bahwa hubungan kerja
yang terutama ialah hubungan dengan pimpinan. Mungkin yang terutama harus
dipahami benar-benar bahwa sekretaris bukan hanya dengan dia, tapi juga untuk
dia. Untuk dapat berhasil dalam hal ini, sekretaris harus dapat memahami dia
sepenuhnya sebagaimana dia juga harus memahami sekretaris.
Sekretaris harus mengetahui dan menghargai
kekuatnnya serta memahami kelemahannya, dan sedapat mungkin melengkapi
kekurangan yang diakibatkan oleh kelemahan ini. Bila dia sedang murung,
tetaplah gembira dan menunjukkan segi baiknya saja kepada orang lain. Licinkan
jalan kesukaannya, apa yang tidak disukai serta cara kerjanya. Pelajari juga
reaksinya, dan hindarilah segala sesuatu yang tidak disukainya. Dengan
mengamati cara bekerja dan hubungannya dengan orang lai, kita akan menyelami
sifatnya. Dengan demikian kita akan lebih mudah menyesuaikan diri dengan
kepribadiannya, dan dimana perlu kita akan membantunya. Keserasian anatara diri kita dengan pimpinan
hanya dapat didasarkan atas sikap saling menghormati.
Hormatilah pimpinan, dan berusahalah agar dia pun
menghormati kita. Ini bukan hanya karena kita bekerja secara efisien, tapi juga
karena sikap kita pada umumnya. Terimalah dia sebagaimana adanya dan
sesuaikanlah sikap kita. Jangan sekali-kali mencoba mengubah perangainya
menurut keinginan kita. Bila timbul kesulitan, bantulah dia sebisa-bisanya dan
kendalikan perasaan kita. Berusahalah sekuat tenaga agar pimpinan kita selalu
bertindak sebaik mungin. Sebagai contoh, apabila kita kurang setuju dengan nada
surat yang harus kita ketik, buatlah konsep sementara dulu yang tidak langsung
kita serahkan. Sesudah beberapa saat tunjukkan konsep surat itu kepada
pimpinan, tanyakan apakah setuju, dan
kita harus berpura-pura kurang yakin apakah memang itu yang
dimaksudkannya.
Seorang pimpinan yang selalu tegang dan ingin cepat
menyelesaikan pekerjaanya, sering kali mengeluarkan kritik yang kedengarannya
kasar dan kurang pikir. Sudah sewajarnya kalau pimpinan merasa bebas mencela
pekerjaan dan tingkah laku sekretaris. Tapi tentu saja diharapkanagar celaan
tersebut tepat dan adil. Walaupun demikian kalau pimpinan tidak bersikap tepat
dan adil, kita harus dapat memaklumi dan melakukan perubahan yang
diinginkannya. Kebal terhadap kritik adalah sikap yang paling buruk. Kita
banyak belajar dari kritik yang membangun, dan kita bisa mendapat kemajuan.
Tentu saja kita tidak boleh menganggap kritik sebagai serangn terhadap pribadi
kita. Dalam pekerjaan tidak pada tempatnya meneriman kritik dengan luapan
emosi.
Bila kita mulai memegang jabatan baru, pergunakanlah
setiap waktu kita untuk memperhatikan, mendengarkan dan membaca segala sesuatu
yang ada hubungannya dengan pekerjaan pimpinan. Buatlah catatan sementara kita
belajar. Ini bukan hanya berguna dikemudian hari, melainkan juga bisa membantu
ingatan kita. Tanyakan sebanyak-banyaknya kepada pimpnan tentang pekerjaannya
dan pekerjaan kita kalau ada waktu terluang. Tapi jagalah agar pertanyaan kita
singkat dan tidak bertele-tele. Dalam dunia niaga dewasa ini waktu merupakan
barang yang sangat berharga. Maka seorang sekretaris yang baik harus tahu bagaimana
caranya memanfaatkan waktu sebaik-baiknya.
Selama jam kerja, kita harus bisa menjadi benteng
pertahanan bagi pimpinan. Cegahlah dengan bijaksana setiap problem yang tidak
perlu, supaya tidak sampai kepada pimpinan. Kalau pimpinan sedang sibuk
membicarakan pekerjaan yang pentin, usahakan supaya dia tidak tergangg.
Catatlah apa yang kita atasi sendiri, serta siapa-siapa yang ingin bertemu
dengan pimpinan selama waktu tersebut. Pada saat demikian batasi permintaan
pembicaraan telepon hanya untuk orang yang benar-benar memerlukan pendapat dan
keputusan pimpinan seketika itu. Selebihnya terimalah teleponnya sendiri, dan
usahakan agar pimpinan balas meneleponnya kalau sudah senggang.
Seorang sekretaris harus selalu mengtahui dimana
pimpinannya berada. Kadang-kadang bisa terjadi suatu kelalaian lupa pada janji
pertemuan, mencatat dua janji pertemuan pada jam yang sama, atau mungkin dia
sedang pergi cukur waktu direktur menelepon. Dalam hal semacam ini hadapilah
situari secara diplomatis. Usahakan supaya tak ada seorang pun yang akan merasa
diremehkan, tanpa berdusta atau mengatakan detail yang tidak perlu. Kemudian
hubungi pimpinan secapatnya, serta sampaikan kepadanya apa yang terjadi.
Diantara beberapa hal, sekretaris adalah orang yang
harus menyimpan rahasia. Bersikaplah selalu loyal kepada pimpinan dan
perusahaan. Jangan lupa bahwa pekerjaan kita sifatnya rahasia. Jangan bicarakan
pekerjaan kita baik di dalam maupun di luar kantor. Kadang-kadang menyimpan
rahasia sangat sulit, terutam kalau sedang terjadi perubahan yang menarik. Tapi
pimpinan dan perushaaan akan menghargai loyalitas dan disiplin pribadi kita. Jangan
sampai kita mengecewakan pimpinan. Bahkan dalam berbicara kita harus hati-hati,
walaupun hanya perkataan secara sambil lalu saja. Sebab ini bisa menimbulkan
penafsiran yang salah, yang bisa berbahaya dan menyebabkan pembuangan waktu
kalau sampai timbul berita desas-desus atau isu. Meneruskan informasi atau
berita memang bisa memberikan kepuasan
sementara, tapi suksesnya karis hanya dapat dibina atas dasar kepercayaan penuh
dan timbal balik.
Mungkin kita membina persahabatan dengan sesama
pegawai, karena setiap hari selalu bergaul. Walaupun demikian jangalah hubungan
persahabatan ini sampai mengganggu tugas kita. Sering kali kurang baik
akibatnya kalau akrab dengan rekan sekerja sebelum bekerja sama cukup lama.
Berhati-hatilah memilih teman, dan batasi persahabatan kita hanya diluar
kesibukan kerja. Dengan sesama rekan wanita kita boleh akrab, tapi batasilah
dengan rekan pria. Ini berakibat yang memperngaruhi perasaan dan dengan mudah
bisa menjadi desas-desus yang tidak baik di tempat kerja.
Kita harus bisa menolak pertanyaan yang menyangkut
persoalan rahasiaa, tapi sebaliknya kita harus tetap bisa menjaga semangat
kerja sama demi efsiens pelayanan kepada pimpinan. Sampai sejauh ini perhatian
kita terpusat kepada pengelolaan bisnis pimpinan kita. Para wiraswasta yang
berdaya guna, baik pria maupun wanita selalu bisa memisahkan masalah perusahaan
dengan masalah pribadinya. Tapi kadang-kadang bisa terjadi tercampurnya urusan
bisnis dengan urusan pribadi. Dalam hal ini sekretaris yang baik harus bisa
mengatasi situai dan mengetahui sampai berapa jauh tanggung jawabnya.
Prinsip dasar yang perlu ditananmkan ialah bahwa
kita digaji untuk membantu pelaksanaan kerja pimpinan secara efisien. Disamping
itu tidak boleh dilupakan bahwa kita punya loyalitas ganda kepada pimpinan dan
kepada perusahaan tempat kita bekerja. Atas dasar prinsip ini, keterlibatan
yang mendalam dalam persoalan pribadi pimpinan akan mengganggu kedayagunaan
kita. Oleh kerena itu ini harus kita hindarkan.
Jangan lupa bahwa tingkah laku yang baik dan
memperhatikan kepentingan orang lain tidak pernah ketinggalan jaman. Saling menghormati
dengan pimpinan memang sangat penting, tapi tidak kalah pentingnya saling
menghormati dengan semua orang disekeliling kita. Kerja sama yang baik dengan
sesama rekan kerja sangat penting. Kita harus menganggap diri kita anggota dari
satu team.
Perhatikanlah selalu perasaan orang lai. Lain oang
lain pikirannya, dan kita harus toleransi terhadap pendapat yang berbeda dengan
pendapat kita sendiri. Di atas segala-galanya, jangan sampai tingkah laku buruk
orang lain menggoda kita untuk juga bertingkah laku seperti itu. Menyakiti hati
orang lain tanpa disengaja sangat mudah. Maka berusahalah jangan sampai kita
meremehkan orang lain. Janganlah melewati begitu saja seorang wakil karena kita
ingin berbicara dengan atasan untuk mendapatkan suatu informasi. Jangan lupa
bahwa wakil ini sama seperti kita. Dimaksudkan untuk meringankan kerja
pimpinannya.
DAFTAR PUSTAKA
Rosidah
dan Ambar Teguh Sulistiyani. 2005. Menjadi
Sekretaris Profesional dan Kantor yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media.
Lance
H. Secretan. 1978. How To Be An Effective
Secretary. Jakarta: PT Gramedia.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar