Makalah Kode Etik Sekretaris

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

             Sekretaris mempunyai peran penting bagi setiap lembaga atau perusahaan. Setiap lembaga atau perusahaan sangat membutuhkan sekretaris. Sekretaris harus bisa menguasai pekerjaan kantor. Untuk menjadi sekretaris yang baik sangat membutuhkan kecekatan dan kecermatan pada diri kita masing-masing. Sehingga jika dari dalam diri kita sudah memiliki sifat cekatan dan cermat, bisa melaksanakan tugas dan tanggung jawab kantor, maka kita sudah bisa disebut sebagai sekretaris.

             Kantor yang efektif karena di dalamnya terdapat sekretaris. Ciri sekretaris bisa digambarkan seperti seorang sekretaris bertemu dengan klien. Untuk bertemu klien, sekretaris harus mempunyai cara-cara tersendiri agar dinilai baik oleh klien. Sekretaris juga harus bisa menjadi manager. Menjadi manager disini harus bisa menggantikan posisi manager ketika manajer berada di luar kota. Sekretaris juga harus memiliki sifat human relation. Sifat human relation ialah adanya interaksi antar kedua belah pihak yang saling memperoleh kepuasaan pada saat berkomunikasi.

             Sekretaris di dalam kantor yang efektif tentunya memiliki nilai-nilai positif pada diri seorang sekretaris. Seorang sekretaris bisa melaksanakan tanggung jawabnya di kantor karena sekretaris memiliki sifat yang tidak dapat dijumpai pada profesi lainnya. Seorang sekretaris bisa memimpin rapat, bertemu klien dengan baik dan benar, berkomunikasi yang efektif dan sebagainya. Karena seorang sekretaris memiliki kode etik yang perlu diterapkan pada diri seorang sekretaris agar menjadi sekretaris profesional.

         

B.  Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan sekretaris?

2.      Apa saja kode etik yang terdapat pada sekretaris?

3.      Bagaimana sekretaris dengan kode etiknya?

C.  Tujuan

1.      Untuk menjadikan sekretaris yang benar-benar bekerja di kantor dengan baik.

2.      Untuk menjadikan sekretaris sebagai profesi di dalam kantor.

3.      Untuk meningkatkan karir sekretaris di dalam kantor.

BAB II

PEMBAHASAN

  

A.  Sekretaris

              Sekretaris sangat berperan penting bagi suatu lembaga atau perusahaan yang berdiri untuk mencapai tujuannya. Jabatan sekretaris merupakan jabatan profesional yang bisa dikembangkan. Pekerjaanya membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan secara formal. Akan tetapi pendidikan formal saja tidak cukup memperkaya khasanah pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran dan memimpin anak buahnya dalam bekerja. Untuk itu diperlukan seperangkat latihan teknis dan pengalaman-pengalaman yang memadai. Dengan keterampilan yang kaya serta pengalaman tersebut seorang sekretaris menjadi lebih arif dalam menjalankan fungsi pengarahan kepada anak buah.

              Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden (Drs. Sutarto, 1992:2) 

 mengemukakan bahwa:

              Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.

             

              Pendapat lain menurut M. Braum dan Roman (Drs. Sutarto, 1992:3) mengemukakan bahwa:

              Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, meyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa dan mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya dan melakukan banyakn kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala pimpinan.  

              Berdasarkan uraian diatas mengenai sekretaris, maka secara umum sekretaris adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu pribadinya untuk mengerjakan tugas-tugas kantor atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan.

              Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain. (Waworuntu, 1995: 59-61)

              Pekerjaan sekretaris berkembang atau bertambah banyak seiring dengan tingkat kedudukan sekretaris itu sendiri serta penugasan dari atasannya atau pimpinannya. Pada saat menjadi pegawai baru barangkali job yang diberikan oleh pimpinan/lembaga hanya terbatas. Sejalan dengan perkembangan organisasi dan tingkat intelegensi/kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya, kemungkinan pekerjaanya akan bertambah. Hal ini memberikan tingkat kedudukan sekretaris itu sendiri.

              Pengertian sekretaris berkembang sesuai dengan tugas yang menjadi bebannya, yaitu Sekretaris Pimpinan sebagai penjabat pembantu dalam pengurusan warkat. Dalam hal ini pengertian sekretaris menyangkut tugas-tugas yang berkenaan dengan korespondensi, pengarsipan, membuat undangan pertemuan. Atau dengan kata lain bahwa Sekretaris Pimpinan adalah seorang yang membantu pimpinan dalam penghimpunan, pencatatan, pengelolaan, pengadaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan dan penyingkiran bahan informasi. Sekretaris Pimpinan biasanya disebut pula sebagai Sekretaris Pribadi (private secretary). Istilah pribadi menyangkut hal-hal yang di luar kedinasan. Sehingga Sekretaris Pimpinan cenderung lebih formal (kedinasan) daripada Sekretaris Pribadi. Contoh Sekretaris Pimpinan a.l: Sekretaris Menteri, Skeretaris Direktur, Sekretaris Rektor.

              Sekretaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan tata warkat dan administrasi. Yang dimaksud disini adalah sekretaris yang tidak semata-mata membantu pimpinan tetapi juga memberikan bantuan kepada keseluruhan organisasi baik melakukan pengurusan yang berhubungan dengan tata warkat maupun unsur administrasi, yang meliputi: keorganisasian, manajemen, komunikasi (tata hubungan), tata keterangan (informasi), personalia (tata kepegawaian), finansial (tata keuangan), materia (tata perbekalan), relasi publik (tata kehumasan).

Adapun contoh jabatan sekretaris organisasi, misalnya jabatan: Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat Jendral.

              Sekretaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam bidang politik. Sekretaris tersebut menjalankan tugas yang ada hubungannya dengan politik. Istilah tersebut ada di Amerika, menteri Luar Negerinya disebut Secretary of State, kemudian di Vatikan Menteri Pertahanan disebut Secretary of Defence.

              Sekretaris sebagai pejabat Pimpinan Administrasi dan Politik. Dalam hal ini seorang sekretaris bukan sebgai pembantu, melainkan sebgai atasan. Pekerjaannya meliputi unsur administrasi juga hal-hal yang berbau politik, misalnya Sekretaris Perserikatan Bangsa-bangsa.

B.  Etika yang Harus dimiliki Sekretaris

              Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul. Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata krama, protokoler dan lain-lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etika di masyarakat kita.                                         

              Pengertian etika (etimologi), berasal dari bahasa Yunani adalah “Ethos”, yang berarti watak kesusilaan atau adat kebiasaan (custom). Etika biasanya berkaitan erat dengan perkataan moral yang merupakan istilah dari bahasa 15 Latin, yaitu “Mos” dan dalam bentuk jamaknya “Mores”, yang berarti juga adat kebiasaan atau cara hidup seseorang dengan melakukan perbuatan yang baik (kesusilaan), dan menghindari hal-hal tindakan yang buruk. Etika adalah refleksi dari apa yang disebut dengan “self control”, karena segala sesuatunya dibuat dan diterapkan dari dan untuk kepentingan kelompok sosial (profesi) itu sendiri.

             

              Sedangkan istilah etiket berasal dari Etiquette (Perancis) dari awal suatu kartu undangan yang biasanya dipergunakan semasa raja-raja di Perancis mengadakan pertemuan resmi, pesta dan resepsi untuk kalangan para elite kerajaan atau bangsawan. Dalam pertemuan tersebut telah ditentukan atau disepakati berbagai peraturan atau tata krama yang harus dipatuhi, seperti cara berpakaian (tata busana), cara duduk, cara bersalaman, cara berbicara, dan cara bertamu dengan sikap serta perilaku yang penuh sopan santun dalam pergaulan formal atau resmi.

              Dari penjelasan di atas maka dapat ditarik kesimpulan mengenai definisi etika yaitu dasar atau pedoman seseorang untuk melakukan sesuatu hal atau kegiatan yang berkaitan dengan tata perilaku didepan umum maupun dalam kelompok kecil sehingga perilaku dapat terkontrol sesuai dengan norma yang berlaku. Sedangkan etiket merupakan peraturan sopan santun dalam pergaulan dan hidup bermasyarakat.     

              Etika (ethics) berarti moral sedangkan etiket (etiquette) berarti sopan santun. Persamaan antara etika dengan etiket yaitu:

1.    Etika dan etiket menyangkut perilaku manusia yang memberikan pedoman atau norma-norma tertentu yaitu bagaimana seharusnya seseorang itu melakukan perbuatan dan tidak melakukan sesuatu perbuatan. Istilah tersebut dipakai mengenai manusia tidak mengenai binatang karena binatang tidak mengenal etika maupun etiket.

2.    Keduanya mengatur perilaku manusia secara normatif artinya memberi norma bagi perilaku manusia dan dengan demikian menyatakan apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan. Justru karena sifatnya normatif maka kedua istilah tersebut sering dicampuradukkan. Normatif maksudnya adalah merupakan norma-norma yang dapat menuntun agar manusia bertindak secara baik dan menghindarkan halhal yang buruk, sesuai dengan kaidah atau norma yang disepakati dan berlaku di masyarakat.

          Sedangkan perbedaan antara etika dengan etiket adalah sebagai berikut:

1.    Etiket menyangkut cara melakukan perbuatan manusia. Etiket menunjukkan cara yang tepat artinya cara yang diharapkan serta ditentukan dalam sebuah kalangan tertentu.

Etika tidak terbatas pada cara melakukan sebuah perbuatan, etika memberi norma tentang perbuatan itu sendiri. Etika menyangkut masalah apakah sebuah perbuatan boleh dilakukan atau tidak boleh dilakukan.

2.    Etiket hanya berlaku untuk pergaulan. Etika selalu berlaku walaupun tidak ada orang lain. Barang yang dipinjam harus dikembalikan walaupun pemiliknya sudah lupa.

3.    Etiket bersifat relatif. Yang dianggap tidak sopan dalam sebuah kebudayaan, dapat saja dianggap sopan dalam kebudayaan lain. Etika jauh lebih absolut. Perintah seperti “jangan berbohong”, “jangan mencuri” merupakan prinsip etika yang tidak dapat ditawar-tawar.

4.    Etiket hanya memandang manusia dari segi lahiriah saja sedangkan etika memandang manusia dari segi dalam. Penipu misalnya tutur katanya lembut, memegang etiket namun menipu. Orang dapat memegang etiket namun munafik sebaliknya seseorang yang berpegang pada etika tidak mungkin munafik karena seandainya dia munafik maka dia tidak bersikap etis. Orang yang bersikap etis adalah orang yang sungguh-sungguh baik.

          Etika yang harus dimiliki seorang sekretaris yaitu:

1.    Etika dan Etiket dalam Menerima Tamu

          Kata “tamu” dapat berarti orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang ke perjamuan. Dalam hal ini sekretaris berperan sebagai filter bagi setiap tamu yang ingin menemui pimpinan. Sekretaris berhak menanyakan maksud kedatangan seseorang.

Pada saat menjalankan tugas ini, kemampuan berkomunikasi dan bernegosiasi dengan baik sangat dibutuhkan. Sekretaris harus mampu merangkai katakata untuk mengungkapkan dengan sopan dan hormat suatu penolakan dari pimpinan.

          Oleh karena itu, etika seorang sekretaris atau petugas penerima tamu harus dijaga setiap saat. Ia harus selalu ramah, sopan, bijaksana, cerdas, 18 berkepribadian tinggi, dan komunikatif. Menurut Durotul Yatimah (Rininda Dhaneswara, 2009:85).

2.    Etika ketika Bertelepon

          Dalam kominikasi lisan melalui telepon, sekretaris harus lebih terampil, cekatan, seksama dan cermat. Pada saat menerima telepon, pesan melalui telepon harus dapat diserap dan disalurkan kepada yang berhak, khususnya kepada pimpinan dengan tepat, cepat dan jelas.

          Gouzali Sydam dalam Euis Honiarti (2004:7) mengemukakan bahwa “ istilah telepon pada mulanya berarti suara dari jarak jauh”. Sedangkan perangkat telepon pada tahun-tahun belakang ini telah mengalami perubahan bentuk dan sistem. Suatu sistem telepon berperan sebagai jaringan komunikasi percakapan antara dua buah pesawat. Secara sederhana dapat disimpulkan bahwa telepon adalah alat untuk berkomunikasi jarak jauh antara komunikator dengan komunikasi karena tidak dapat bertatap muka atau bertemu langsung.

3.    Etika Menggunakan Ponsel

          Saat ini penggunaan ponxel dikalangan masyarakat umum bukan hal yang baru lagi tetapi ponsel sudah menjadi kebutuhan bagi banyak orang. Tidak hanya untuk kehidupan sehari-hari tetapi juga untuk kepentingan kantor, karena kemudahannya dan juga praktis dibawa kemanapun. Saat ini banyak kepentingan kantor saat ini sudah berlabel “smartphone” atau “android” dengan kelengkapan jaringan 3G/HSDPA/EDGE/GPRS sehingga dapat digunakan pengganti komputer sekaligus. Dengan mengetahui manfaat menggunakan ponsel, seorang sekretaris akan lebih mudah menggunakan ponsel.

4.    Etika Saat Jamuan Makan

          Etika sendiri dapat dimaknai suatu ketentuan/tata cara yang berlaku sebagai suatu ketentuan /tata cara yang berlaku berlaku sebagai sebagai norma yang disepakati dan didasarkan atas kebiasaan yang berlaku. Dalam bidang perhotelan istilah etika dikenal dengan nama dengan nama “Courtesy”.

5.    Etika Menghadiri Pertemuan/Rapat

          Rapat merupakan suatu media kondisi komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintahan. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok dan juga sebagai media dalam pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mencapai mufakat (Ignatius Wursanto, 2006:150).

              Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat dari para staf, karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya dan harus segera dipecahkan bersama-sama

6.    Etika Bergaul di Kantor

          Di kantor sering kita berhubungan dengan banyak orang dan memiliki sifat yang berbeda-beda. Sebab itu kita perlu memperhatikan etiket yang berlaku di kantor tertentu. Skill kita dalam Human Relation, sikap pribadi kita dalam mempertimbangkan sesuatu atau tindakan kita akan tercermin dalam hal-hal yang kelihatannya sepele dari apa yang kita kerjakan dan katakan. Jelas bukan suatu usaha/pekerjaan yang mudah untuk memperoleh simpati dan respek-respek dari rekan-rekan kerja. Sebagai sekretaris harus menerapkan semua aturan-aturan yang menjadi pedoman atau dasar dalam pergaulan saat dilingkungan kantor, ditambah lagi dengan hal yang akan dijumapai melalui pengalaman.

       

C.  Sekretaris dengan Kode Etiknya

              Ketika seorang sekretaris sudah menguasai kode etik yang ada, sekretaris akan mudah menjalankan profesinya sebagai sekretaris di kantor. Contoh dari kode etik yang pertama, seorang sekretaris bersikap penuh percaya diri pada saat menjalankan tugasnya walaupun sekretaris sedang mengalami kegundahan. Sekretaris bisa menerima tamu dengan baik, karena seorang sekretaris tersebut tetap memperkenalkan dirinya kepada tamu dengan senyuman manis walaupun sekretaris tersebut sedang banyak kerjaan. 

BAB III

PENUTUP

A.  Simpulan

              Menjadi seorang sekretaris harus mampu menguasai kode etik. Jika seorang sekretaris dapat menguasai kode etik yang ada, seorang sekretaris akan memberikan nilai tersendiri untuk profesi sebagai sekretaris. Tercapai atau tidak kantor yang efektif berada pada manajemen kantor yang dipegang oleh seorang sekretaris yang memiliki kode etik. Oleh karena itu, mari kita tekankan pada profesi seorang sekretaris untuk memperhatikan kode etik sekretaris agar kantor menjadi efektif. Semoga

B.  Saran

              Sebaiknya kita sebagai calon seorang sekretaris harus memperhatikan kode etik yang ada. Karena kode etik dalam sekretaris itu sangat penting bagi kantor yang akan mencapai tujuannya.

             

             

DAFTAR PUSTAKA

Dwi. 2011. Sekretaris (Pengertian, tugas, dll). Diunduh dari http://www.bukupr.com/. Pada hari Minggu, 31 Mei 2015.

Ebta, Setiawan. 2015. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Diunduh dari kbbi.web.id. pada hari Selasa, 26 Mei 2015.

Rininda Dhaneswara. 2015. Pengembangan Kepribadian Sekretaris. Diunduh dari http://eprints.uny.ac.id/. Pada hari Minggu, 31 Mei 2015.

Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media.

Spend. 2012. Definisi Sekretaris. Diunduh dari http://kesekretariatan12.blogspot.com/. Pada hari Minggu, 31 Mei 2015.